Title: Proteus スキンの共有フォルダ

各スペースには「共有フォルダ」と呼ばれるファイルの管理場所が用意されます。また、必要に応じて、それぞれの記事にも共有フォルダを作れます。

参照: FAQ1659: 共有フォルダの階層構造はどのようになっているのですか？



共有フォルダの開き方



すべてのスペースの共有フォルダ



下図は、TeamPageのトップページである「すべてのスペース」画面から [共有フォルダ] を表示した例です。下層フォルダとして、各スペースの共有フォルダが表示されています。

ここに表示されるフォルダは、ログイン中のユーザー（ここでは「管理人あどみん」）が閲覧できるスペースの共有フォルダです。



メモ: [すべてのスペース] の [共有フォルダ] タブは、既定で非表示になっています。表示するには、[サーバーセットアップ] > [既定値] > [ジャーナル] の Proteus サーバー タブ で設定を変更してください。

各スペースの共有フォルダ



スペースの共有フォルダは、Proteus タブの [共有フォルダ] タブをクリックして表示します。

スペースの共有フォルダ

メモ: Proteus スペース タブ で [共有フォルダ] タブを非表示に設定している場合（既定）や、そのスペースで [共有フォルダの読み取り] 権限がない場合、[共有フォルダ] タブは表示されません。

ユーザーが共有フォルダの中を表示したりファイルをアップロードしたりできるかどうかは、そのユーザーに与えられた権限によります。詳しくは ファイルやフォルダへのアクセスの管理 を参照してください。

記事の共有フォルダ



記事に共有フォルダを作成するには、[その他] メニューまたは右クリックして表示されるメニューの [フォルダを作成する] をクリックします。

記事の共有フォルダを作成

記事の共有フォルダは、記事の下部の [関連コンテンツ] 欄の [共有フォルダ] タブに表示されます。[共有フォルダ タブで開く] リンクをクリックすると、共有フォルダの画面が表示されます。



ファイルのアップロード



ドラッグ＆ドロップを使う



ブラウザのドラッグ＆ドロップによるファイルの一括アップロードができます。

ドラッグ＆ドロップで一括アップロード

ファイル選択ダイアログを使う



サイドバーの [アップロード] をクリックします。ファイルをアップロードするためのフォームが表示されますので、ファイルを選択して必要な事項を入力し、[アップロード] ボタンをクリックしてください。

メモ: アップロード権限がない場合はボタンは表示されません。

アップロード

ファイルのダウンロード



共有フォルダに保存されているファイルをダウンロードしたり閲覧したりするには、次のようにします。

一括ダウンロード



表示されているサブフォルダやファイルを一括してダウンロードするには、パス表示欄の下の [ダウンロード] ボタンをクリックします。



特定のファイルのダウンロード



ファイルの行をクリックし、[ダウンロード] ボタンをクリックします。

ファイル名のリンクをクリックすると、そのファイルの詳細画面に移動します。ダウンロードとは違う操作になりますので、ご注意ください。



ファイルの置き換え



ファルを置き換える（上書きアップロードする）には、対象のファイルをクリックして選択し、[置き換え...] メニューをクリックします。

ファイルの置き換え

ファイルの置き換えダイアログが表示されるので、アップロードするファイルを選択し、[置き換え] ボタンをクリックします。

バージョン管理機能が有効になってないファイルでは、既存のファイルは上書きされます。

[バージョン管理] チェックボックスをオンにして置き換えを実行すると、このファイルに対してファイルの バージョン管理 が有効になります。



バージョン管理機能が有効にされたファイルでは、置き換えとしてアップロードされたファイルは新しいバージョンとして保存されます。バージョン管理機能を使うときは、他のユーザーがファイル更新の理由や主旨を理解できるように、なるべくコメントを残すようにしましょう。

また、ドラッグ＆ドロップで同名のファイルをアップロードする場合もファイルの置き換え（上書き保存）が行われます。

フォルダの新規作成



フォルダを新しく作るには、(1) 一覧の上に表示される [新規作成...] リンクか、または (2) [アップロード] にマウスカーソルを合わせて表示される [フォルダの新規作成] メニューをクリックします。



フォルダ名を入力するフォームが表示されます。記入が完了したら [フォルダを新規作成する] をクリックします。

カレント フォルダの変更



フォルダ内のサブフォルダを開くには、そのフォルダのアイコンやタイトルをクリックしてください。

1 つ上の階層のフォルダへ移動するには、[UP] アイコンをクリックしてください。更に上位の階層へ移動する場合は、「パス」のドロップダウンリストから移動先のフォルダを選択してください。

ナビゲーション

Windows ネットワーク ドライブ



Internet Explorer では下図のようなリンクが表示されます。このリンクを Windows に登録すると、TeamPage の共有フォルダへエクスプローラーでアクセスして操作できるようになります。詳しくは、Windows エクスプローラーで共有フォルダにアクセスする を参照してください。

ネットワークドライブへの割り当て

注意: Windows や Office のバージョン、サービスパック、セキュリティ設定などの影響を受けることがあります。場合によってはバージョンや設定の変更が必要になります。

Windowsネットワーク

WebDAV クライアントツールの利用



共有フォルダは WebDAV の仕様に基づいているので、一般的な WebDAV クライアントツールを使ってアクセスできます。

下図は「CarotDAV」という、弊社で推奨しているWebDAVクライアントツールです。軽快に動作し、ファイルのドラッグ＆ドロップもサポートしています。

CarotDAV

ファイルやフォルダの情報の確認や更新



ファイルやフォルダの情報を確認するには、[詳細] をクリックして詳細情報フォームを表示します。

詳細

このフォームでは、ファイルやフォルダの名前の変更、説明の変更、ファイルのロック状態の変更、バージョンの確認や過去のバージョンのダウンロード、ファイルの削除ができます。

メモ: ユーザーの権限設定やバージョン管理機能の有効/無効によって表示されるオプションが変わります。

詳細情報

ファイルやフォルダの削除



「共有フォルダの更新」権限がある場合、スペースや記事の共有フォルダ中のファイルやフォルダを削除できます。削除を行うには、次のいずれかの操作を行います。

1. 削除したいファイルやフォルダの列の左端のチェックボックスをオンにして、「選択項目の操作」ドロップダウンメニューから [削除] を選択する。

削除を実行

2. 削除したいファイルやフォルダの 「詳細情報」フォームの [ファイルの削除] （フォルダの場合は [フォルダの削除] ）をクリックする。

削除を実行

削除するかどうかの確認ダイアログが表示されますので、削除する場合は [OK] を、取りやめる場合は [キャンセル] をクリックします。削除されたファイルは元に戻せませんので、注意してください。

Microsoft Office ドキュメントの直接編集



Internet Explorer で表示すると、下図の赤枠のような直接編集用のリンクが詳細欄に表示されます。

リンクが表示されない場合は、Microsoft Office のドキュメントに [編集] ボタンを表示 の設定を確認してください。

このリンクをクリックすると、更新するためにファイルを直接開き、自動的にファイルをロックし、バージョン管理機能が有効の場合、保存されるファイルは新しいバージョンとなります。詳しくは、Microsoft Office ファイルを Windows 環境で編集する を参照してください。

Microsoft Word Office

メモ: Internet Explorer、Windows、Microsoft Office のバージョンや設定によっては、直接編集ができない場合があります。

バージョン管理機能



TeamPage のバージョン管理機能には次のような利点があります。



注意: バージョン管理機能は、ここで解説している共有フォルダの画面からだけでなく ファイルの詳細ビュー からも有効にしたり利用したりできます。Microsoft Office ファイルを Windows 環境で編集する とき、ファイルの自動バージョンアップ が行われます。

バージョン管理機能を有効にするには、「情報の編集」フォームで [バージョン管理機能を有効にする] リンクをクリックします。

バージョン管理

または、「置き換え」フォームで [バージョン管理] チェックボックスをオンにしてファイルの置き換えを実行します。

バージョン管理の有効化

注意: バージョン管理機能を一度有効にすると無効に戻すことはできません。

チェックインとチェックアウト



バージョン管理機能を有効にすると、[ダウンロード] リンクの右横に [チェックアウト] が表示されるようになります。

チェックアウト

ファイルの最新バージョンが改訂中であることを他のユーザーに知らせるため、ファイルをダウンロードする前に [チェックアウト] リンクをクリックするようにしてください。

チェックアウトされたファイルの [情報の編集] をクリックすると、フォームに下図のようなバージョン情報が表示され、このファイルがチェックアウト中であることがわかります。

チェックアウト中

注意: チェックアウト機能は、他のユーザーがファイルの置き換えや直接編集をできないようにするものではなく、そのファイルが編集中であることを他のユーザーに知らせるためのものです。他のユーザーによる置き換えや編集を強制的に排除するには、後述するロック機能を使ってください。また、チェックイン後にロックを解除することを忘れないようにしてください。

ファイルの編集を終えたら、[置き換え] ボタンをクリックして置き換えフォームを表示し、[ファイルのチェックイン] チェックボックスをオンに変更し、コメント欄にチェックインするバージョンについてのコメントを記入し、[置き換え] ボタンをクリックしてください。

ファイルの置き換え

現在のバージョンを置き換えずにチェックインを行いたい場合は、[チェックイン] をクリックし、表示されたフォームに理由を記入して [チェックイン] ボタンをクリックしてください。

空のチェックイン

チェックアウトを取りやめるには、[チェックアウトのキャンセル] をクリックします。この場合、新しいバージョンは作成されません。

キャンセル

チェックインすると、バージョン一覧に新しいバージョンが表示されます。このファイルへのリンク（記事の中に書かれたリンクや、画面中のファイル名部分など）をクリックすると、最新バージョンのファイルがダウンロードされます。

過去のバージョンの開き方



過去のバージョンは、バージョン一覧からダウンロードできます。

最新バージョンと過去のバージョン

ファイルのロック



他のユーザーによる編集や置き換えを防止するには、ファイルのロック機能を使います。ロック機能は、バージョン管理が有効か無効かを問わずに使用できます。ファイルをロックするには、[情報の編集] をクリックして表示されるフォームで、「ロック」欄のラジオボタンを [ロックする] に変更します。

ロックする

ロックを行ったユーザーの名前が表示されます。

ロック中

他のユーザーも、同じフォームで誰がロックしているのかを確認できます。また、ロックを強制解除して自分のロックに置き換えられます。

ロックを横取りする

注意: Microsoft Office ファイルを Windows 環境で編集する 場合、ファイルは Windows によって自動的にロックされます。事前に手動ロックを行わないようにしてください。

記事やダッシュボードへの埋め込み



TeamPageの記事の本文には「ウィジェット」と呼ばれるパーツを埋め込めるようになっており、その中の「ファイルリスト ウィジェット」を使うことで、任意の共有フォルダを記事の中に表示できます。

参照: FAQ5: ウィジェットを使うにはどうすればよいですか

ファイルリスト ウィジェット

下図は、ある記事に２つのフォルダを展開している例です。

記事へ埋め込む

下図は、プロフィールページに上図の「音無の仕事用フォルダ」記事を表示した例です。記事の中に埋め込まれた「マーガリン」と「ラード」フォルダが表示されています。

プロフィールに埋め込む

共有フォルダ内の検索



高機能検索 を利用すると、権限設定に応じて共有フォルダ内のファイルを検索し、情報の種類（タイプ）、保存先スペース、アップロードしたユーザー、ファイルのフォーマット、文書に含まれる自社製品名、取引先企業名、国名、人名、メールアドレスなどで分類し、簡単に絞り込み、目的の情報をすばやく探し出せます。

例えば、空検索を実行し、サイドバーの「タイプ」で [共有フォルダ] をクリックすると、すべての情報の中から共有フォルダにアップロードされているファイルだけが抽出されます。（赤い矢印）

さらに、「スペース」でファイルが保存されているスペースを絞り込んだり（青い矢印）、特定の語句や製品名を含む文書を絞り込んだりと（緑色の矢印）、必要に応じて抽出できます。

Attivio検索

ここでの検索結果は、ダッシュボードに反映させることもできますので、例えば「自分が開発に関わった製品キーワードを含む文書を、誰かがアップロードしたらニュースページに表示する」といったことも可能です。

紹介ビデオ (YouTube)







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FAQ1659: 共有フォルダの階層構造はどのようになっているのですか？FAQ5: ウィジェットを使うにはどうすればよいですか
Article: DocJp1430 (permalink)
Date: 2011/01/20; 17時16分27秒 JST

Author Name: TeamPage サポート
Author ID: jpbo