DocJp81: 共有フォルダ（ドキュメントマネージメントインターフェイス）

Title: 共有フォルダ（ドキュメントマネージメントインターフェイス）

各スペースには、それぞれ「共有フォルダ」と呼ばれるファイル保管スペースが用意されます。また、記事の添付ファイルがWebDAVで管理されている形式のジャーナルでは、各記事にも共有フォルダを作れます。（記事の添付ファイルは、ファイルの詳細ビューで管理します）

ここでは、Mexico スキンで共有フォルダを表示する「ドキュメントマネージメントインターフェイス(DMI)」について解説します。

TeamPage 4.1 以前では、「コモンファイルインターフェイス (CFI)」が使われます。詳しくは共有フォルダ（コモンファイルインターフェイス）を参照してください。

また、Proteus スキンでは、共有フォルダの画面は Proteus スキンの一部として組み込まれています。操作方法は、この記事で解説する DMI とほぼ同じです。詳細については、Proteus スキンの共有フォルダを参照してください。

ここでは、共有フォルダの以下の操作について解説します。

共有フォルダへのアクセス

共有フォルダの画面を表示するには、次のいずれかの操作を行います。

(1) 任意のスペースに入り、右サイドバーの [～の共有フォルダ] リンク、またはその下の「最近の更新」ファイルへのリンクをクリックする。

(2) 記事の下部に表示された、記事の共有フォルダへのリンクをクリックする。

注意：記事の共有フォルダを利用するには、添付ファイルの保存形式として「WebDAV」が選択されたジャーナルで記事を表示し、右サイドバーの「フォルダを作成する」リンクをクリックする必要があります。

共有フォルダの画面には、ファイルやフォルダが下図のように表示されます。

ファイルやフォルダの一覧表には、名前、最終更新、ユーザー、サイズ、チェックアウトしたユーザー、詳細の列があります。[名前]、[最終更新]、[ユーザー]、[サイズ] の見出しリンクをクリックすると、それぞれの列の内容を元にして昇順/降順で並び替えを行います。

ユーザーが共有フォルダの中身を表示したりファイルをアップロードしたりできるかどうかは、そのユーザーに与えられた権限によります。詳しくはファイルやフォルダへのアクセスの管理を参照してください。

ファイルのアップロード

ファイルをフォルダにアップロードするには、画面右上の [アップロード] をクリックします。ファイルをアップロードするためのフォームが表示されますので、必要な事項を入力し、[アップロード] ボタンをクリックしてください。

ファイルのダウンロードや閲覧

共有フォルダに保存されているファイルをダウンロードしたり閲覧したりするには、次のようにします。

ファイル名のリンクをクリックして開く。
ファイル名のリンクを右クリックし、クライアントのコンピュータに保存する。

下図のような「詳細ビュー」（後述）を表示している場合、[ダウンロード] リンクをクリックすることで、ファイルをクライアントのコンピュータへダウンロードできます。

注意：ファイル名のリンクをクリックし、ファイルを編集して上書き保存しても、 TeamPageの共有フォルダに保存されているファイルには反映されません。これは、作業を行うコンピュータ（クライアントのコンピュータ）に一時ファイルが作成されるためです。Microsoft Office ファイルを Windows 環境で編集するときも同じ動作になります。バージョン管理機能が有効にされたファイルでは、後述するように、ファイルのコピーをダウンロードする前にチェックアウトを行い、ファイルの編集後にアップロードするようにしてください。

ファイルの置き換え

「詳細ビュー」の [置き換え] ボタンをクリックすると、下図のようなフォームが表示されます。

既存のファイルを置き換えるためのファイルを選択し、必要に応じてコメントを記入してください。

バージョン管理機能が有効になってないファイルでは、既存のファイルは上書きされます。

バージョン管理機能が有効にされたファイルでは、置き換えとしてアップロードされたファイルは新しいバージョンとして保存されます。[バージョン管理] チェックボックスで一時的に置き換えの動作を切り替えられます。バージョン管理機能を使うときは、他のユーザーがファイル更新の理由や主旨を理解できるように、なるべくコメントを残すようにしましょう。

フォルダの新規作成

フォルダを新しく作るには、[アップロード] の横の下向き▼ボタンをクリックしてください。

[フォルダの新規作成] をクリックすると、フォルダ名や説明などを入力するフォームが表示されます。

フォルダの移動

フォルダ内のサブフォルダを開くには、そのフォルダのアイコンやタイトルをクリックしてください。

1 つ上の階層のフォルダへ移動するには、[上へ] アイコンをクリックしてください。更に上位の階層へ移動する場合は、「パス」のドロップダウンリストから移動先のフォルダを選択してください。

WindowsのWebフォルダが利用可能な設定になっているTeamPageをInternet Explorerを使って表示すると、下図のようなリンクが表示されます。このリンクをクリックすると、TeamPageの共有フォルダをWindows のWebフォルダとして開けます。

また、フォルダの「詳細ビュー」を表示したときは、下図のような、Webフォルダで開くためのリンクが表示されます。

ファイルやフォルダの情報の確認や更新

ファイルやフォルダの情報を確認するには、[詳細] リンクをクリックします。行の下に「詳細ビュー」が表示されます。

[編集情報] リンクをクリックして、ファイルやフォルダの名前、および説明を更新できます。

ユーザーの権限設定やバージョン管理機能の有効/無効によって、その他の情報やオプションが表示されます。

ファイルやフォルダの削除

「共有フォルダの更新」権限がある場合、スペースや記事の共有フォルダ中のファイルやフォルダを削除できます。削除を行うには、次のいずれかの操作を行います。

(1) 削除したいファイルやフォルダの列の左端のチェックボックスをオンにして、「選択項目の操作」ドロップダウンメニューから [削除] を選択する。

(2) 削除したいファイルやフォルダの [編集情報] リンクをクリックし、フォーム右下の [ファイルの削除] リンク（フォルダの場合は [フォルダの削除] リンク）をクリックする。

削除するかどうかの確認ダイアログが表示されますので、削除する場合は [OK] ボタンを、取りやめる場合は [キャンセル] ボタンをクリックします。削除されたファイルは元に戻せませんので、注意してください。

Microsoft Office ドキュメントの直接編集

Microsoft Office （Exce, Word, PowerPoint) の文書ファイルの直接編集ができるように設定されたTeamPageをInternet Explorerで表示した場合、下図の赤枠のような直接編集用のリンクが「詳細ビュー」に表示されます。

このリンクをクリックすると、更新するためにファイルを直接開き、自動的にファイルをロックし、バージョン管理機能が有効の場合、保存されるファイルは新しいバージョンとなります。詳しくは、Microsoft Office ファイルを Windows 環境で編集するを参照してください。

注意：上図のように直接編集するためのリンクを表示するには、Microsoft Office のドキュメントに [編集] ボタンを表示オプションで [はい] を選択してください。

バージョン管理機能

TeamPageのバージョン管理機能には次のような利点があります。

ファイルを更新したユーザー、日時、更新理由などを記録しておける。
単純なファイルの上書きではないため、過去のバージョンを参照できる。

注意：バージョン管理機能は、ここで解説しているDMIからだけでなくファイルの詳細ビューからも有効にしたり利用したりできます。Microsoft Office ファイルを Windows 環境で編集するとき、ファイルの自動バージョンアップが行われます。

バージョン管理機能を有効にするには、「置き換え」フォーム、または「詳細ビュー」の [バージョン] タブで [バージョン管理機能を有効にする] リンクをクリックします。

注意：バージョン管理機能を一度有効にすると無効に戻すことはできません。

チェックアウトとチェックイン

バージョン管理機能を有効にすると、[ダウンロード] リンクの右横に [チェックアウト] リンクが表示されるようになります。

ファイルの最新バージョンが改訂中であることを他のユーザーに知らせるため、ファイルをダウンロードする前に [チェックアウト] リンクをクリックするようにしてください。他のユーザーが [情報] タブを確認したとき、そのファイルがチェックアウト中であることがわかります。

チェックアウトされたファイルの [バージョン] タブは下図のようになります。

注意：チェックアウト機能は、他のユーザーがファイルの置き換えや直接編集をできないようにするものではなく、そのファイルが編集中であることを他のユーザーに知らせるためのものです。他のユーザーによる置き換えや編集を強制的に排除するには、後述するロック機能を使ってください。また、チェックイン後にロックを解除することを忘れないようにしてください。

ファイルの編集を終えたら、[置き換え] ボタンをクリックして置き換えフォームを表示し、[ファイルのチェックイン] チェックボックスをオンに変更し、コメント欄にチェックインするバージョンについてのコメントを記入し、[置き換え] ボタンをクリックしてください。

現在のバージョンを置き換えずにチェックインを行いたい場合は、[チェックイン] リンクをクリックし、チェックアウトした理由を記入して [チェックイン] ボタンをクリックしてください。

チェックアウトのキャンセルを行うには、[バージョン] タブの [チェックアウトのキャンセル] リンクをクリックします。この場合、新しいバージョンは作成されません。

チェックイン後、[バージョン] タブには新しいバージョンが表示されます。このファイルへのリンク（記事の中に書かれたリンクや、画面中のファイル名部分など）は、最新バージョンへのリンクとなります。

過去のバージョンへのアクセス

ファイルの過去のバージョンを参照するには、[バージョン] タブに表示された過去のバージョンのリンクをクリックします。また、[編集情報] をクリックして表示されるフォームからも同様に過去のバージョンへアクセスできます。

ファイルのロック

他のユーザーによる編集や置き換えを防止するためには、ファイルのロック機能を使います。ロック機能は、バージョン管理機能が有効か無効かを問わずに使用できます。ファイルをロックするには、[編集情報] リンクをクリックし、「ロック」欄のラジオボタンを [ロックする] に変更します。

他のユーザーは、DMI画面でファイルのロック状況を確認できます。例えば、チェックアウトされたファイルがロックされているとき、「チェックアウトしたユーザー」列には下図のような錠前アイコンが表示されます。

注意：Microsoft Office ファイルを Windows 環境で編集する場合、ファイルはWindowsによって自動的にロックされます。事前に手動ロックを行わないようにしてください。

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参照されている (6)

DocJp84: 共有フォルダ（コモンファイルインターフェイス）FAQ209: ドキュメントマネージメントインターフェイスを無効にして、従来の共有フォルダ画面を利用するには DocJp12: Microsoft Office ファイルを Windows 環境で編集する DocJp11: バージョン管理 DocJp9: チェックアウトとチェックイン DocJp2: TeamPageで使われているWebDAV機能

参照している (1)

DocJp678: Windows エクスプローラーで共有フォルダにアクセスする

Article: DocJp81 (permalink)
Date: 2009/09/03; 10時54分02秒 JST

Author Name: TeamPage サポート
Author ID: jpbo